公司内部沟通制度：目的、方式、职责

公司内部沟通制度：目的、方式、职责

• 制定本制度的目的

为促进公司各部门及各岗位人员的相互交流，培养正确的沟通心态，把积极的沟通变成一种习惯，使每一个岗位对上对下的沟通都变成一种需求，在沟通中提高工作效率和准确度，减少误解和矛盾，融洽工作关系，增进同事感情，同时建立良好、健康的问题反映及解决渠道，特制定本制度。

• 沟通方式

1、面谈：主要指一对一的面对面谈话。

2、会议：包括晨会、问题讨论会议、工作协调会议、员工座谈会、全体员工大会等方式。

3、书面沟通：包括工作报告、文件等方式。

4、网络沟通：包括电话、电子邮件与网络即时联络工具等方式。

5、其他：总经理信箱等方式。

• 各处的沟通职责

（一）行政部门

1、行政部门要积极促进各部门间的沟通，并组织开展沟通技能的培训。

2、定期进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态和需求。

3、对每一层次的沟通进行监督、协调和加强沟通反馈。

4、行政部与整个沟通框架中的各岗位进行随机沟通。

（二）每一位项目负责人

1、在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍简要工作情况，并表达对其在公司发展的期望与祝愿。

2、在员工试工期满转正时，与其进行转正面谈，对其试用期的表现做出评价，表扬优点、指出不足，并提出对其今后的工作期望。

3、在员工工作绩效不佳时，要通过面谈，帮助员工寻找与工作目标之间的差距，与公司要求的差距，提出改进意见，表达对员工的期望，以提高员工工作绩效。

4、在员工心态出现问题时，要立即与其谈话，帮助其分析原因并改变心态。

5、当员工表现优异时，要表达出对员工的赞赏，并提出对员工更高的工作期望。

6、当得知员工家庭出现重要事件时，要对事件情况表达关注。

7、须时常了解员工对自己管理风格、管理方式的意见和建议，并积极改进。

8、对于未发生以上情况的员工，也须保持最少每个月一次的深入沟通。

（三）每一名员工

1、当工作中出现需要与上、下级或同级同事沟通的事项，要立即沟通，以促进工作成效。

2、不同机构从事相同或类似工作的人员（如办事处主任，行政人员等），彼此之间要加强沟通，促进业务技能的提升与信息的传递。

3、对于本部门的工作有任何意见或建议时，可与上级进行沟通，促进改进。

4、对于公司的发展与变革有任何意见或建议时，可通过上级逐级上报或越级上报，以促进企业发展。

（四）各部门及公司：

1、加强各部门内部沟通。精确表达，善于倾听，提高沟通的有效性，即准确、省时、较少冲突。

2、工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行跨部门沟通，保障工作配合时避免出现因沟通不畅而产生的问题。

3、在各项与员工相关的管理制度下发之前，要充分沟通，了解员工对制度的意见或建议。

4、在各项与工作相关的制度和流程下发之前，要和相关岗位的员工充分沟通，听取他们的分析，了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。

5、公司下发的文件，各部门要通过通知、公告栏等方式及时、准确地向全体员工传达。

（五）其他：

1、公司各职能部门负责人与各项目负责人（以及关键岗位员工）之间，每两个月必须进行一次深入的交流，内容包括：工作目标完成情况的分析、研究与探讨，提高工作进度、改进工作方式的方法，达成改进工作的一致意见；管理思路的交流与沟通，管理工作中的问题的提出、解决办法的探讨；进一步工作目标的研究、讨论与确定，以及所辖员工各类问题的处理意见的交流确定。

2、总经理与各职能负责人、项目负责人每季进行一次正式沟通和交流，内容包括：公司或项目各方面工作进展状况的了解；公司政策改进的探讨；工作目标差距、问题指导，提出要求，督促进展，达成改进工作的一致意见；收集各类建议或意见。

3、在加强跨部门横向沟通的同时，提倡上行沟通、下行沟通与斜向沟通并重。

• 越级沟通

对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通：

1、下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复。

2、下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时。

3、下级发现上级的违规行为时。

4、个人对公司的改革、发展有建议或意见时。

• 沟通反馈

在各个沟通环节中，须做好沟通记录，凡须有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈责任的一方，必须在规定时限内给予回复。

• 可行性建议奖励

公司任何一级员工，其向上逐级提出的可行性建议经公司采纳后，产生了显著效果的，可向公司申请建议奖。