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高效会议标准

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高效会议标准

发布日期:2016-08-25 00:00 来源:http://www.bd-inn.com 点击:

在我们的工作过程中,会议可以说是一项最经常的工作。一项调查表明:大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会,有三分之一的时间是 用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请,万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话, 他说:“我如果不是在开会,就是在去往下一个会议的路上。”

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一、会议的安排

 

(一)制定议程安排

 

 1.充分考虑会议的进程,写出条款式的议程安排。

2.确定会议的召开时间和结束时间并和各部门主管协调。

3.整理相关议题,并根据其重要程度排出讨论顺序。

4.把议程安排提前交到与会者手。

 

(二)挑选与会者

 

1.首要原则是少而精。

2.信息型会议,你应该通知所有需要了解该信息的人都参加。

3.决策型会议,你需要邀请能对问题的解决有所贡献,对决策有影响的权威,以及能对执 行决策做出承诺的人参加。

4.你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。

 

(三)适宜沟通的会议室布置

 

1.现场会议室一般比较方便且费用低廉,因此是首选地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多,则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。

2.与会者的身体舒适需求不能忽略,应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度,灯光和通风设备也应和会议的规模和安排的活动相适应。

3.根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的前方,而决策型会议的与会者应面向彼此。

(四)会议安排核查表:会议沟通目标 、会议议程安排、参加会议人员安排、会议实物安排、具体的负责人、检查结果等;

 

二、会议的主持

 

(一)成功地开始会议

和其他的很多场合一样,准备工作是避免表现紧张的关键:如果你知道自己将会说些什么来作为开场白,你就会放松下来。更重要的是,你可以给整个会议带来一个富有组织的、 卓有成效的开始。

1.准时开会 对于每一位职业的商务人士而言,最头疼、最深恶痛绝的事情莫过于对方不准时,不守时。在高速运转的信息社会,时间意味着抢占的商机,时间意味着金钱和财富,时间意味着一切。我们说“浪费别人的时间就等于谋财害命”,也是毫不夸张的。对于会议而言 就更是如此,因为不准时召开的会议浪费的是所有与会者的时间,这不仅会加剧与会者的焦躁抵触情绪,同时也会令与会者怀疑组织者的工作效率和领导能力。

2.向每个人表示欢迎 用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。如果你面对的是一队新的成员,让他们作向大家做自我介绍。如果他们彼此已经见过面了,也要确保把客人和新来乍到的成员介绍给大家。

3.制定或者重温会议的基本规则 会议的基本规则是会议中行为的基本准则,你可以使用“不允许跑题”、“聆听每一个人的发言”以及“每人的发言时间不能超过5分钟”这样的规定。如果准则是由与会者共同制定的而不是由主持人强加给与会者的,效果要更好一些。你可以向与会者询问“我们 都同意这些规定吗?”要得到每一个人的肯定答复,而不要想当然地把沉默当成是没有异议。

4.分配记录员和计时员的职责 如果可能的话,让大家志愿来担任这些职责而不要由主持人指定。计时员负责记录时间并保证讨论持续进行,记录员则负责做会议记录。对于一些例行会议而言,不妨由所有人轮流担当这些职责。

 

(二)会议主持人的沟通技巧

 

 一个优秀的会议领导者总是经常提出他们简短的意见以指引会议讨论的进程。比如说 “让我们试试”,“这是一个好的思路,让我们继续下去。”事实上,如果我们仔细观察,就会发现优秀的会议主持人最常用的引导方式是提问题,针对目前所讨论的问题引导性的提问,会使与会者的思路迅速集中到一起,提高工作的效率。 我们常用的问题大致可以分为两类:开放式的问题和封闭式的问题。开放式的问题需 要我们花费更多的时间和精力来思考回答,而封闭式的问题则只需一两句话就可以回答了。比如说:“小王,你对这个问题怎么看?”这就是开放式的问题;“小王,你同意这种观点吗?” 这就是封闭式的问题。做为一名有经验的会议主持人,你应该善于运用各种提问方式。

1、棱镜型问题:把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如,与会者:“我们应 该怎么做呢?”你可以说:“好吧,大家都来谈谈我们应该怎么做。”

2、环形问题:向全体与会者提出问题,然后每人轮流回答。例如:“让我们听每个人 的工作计划,小王,由你开始。”

3、广播型问题:向全体与会者提出一个问题,然后等待一个人回答。如:“这份财务 报表中有三个错误,谁能够纠正一下?”这是一种具有鼓励性而没有压力的提问方式,因为你没有指定人回答,所以大家不会有压力。

4、定向型问题:向全体提出问题,然后指定一人回答。如:“这份财务报表存在三个 错误,谁来纠正一下?小王,你说说看。”这种提问方式可以让被问及的对象有一定的准备时间。

 

(三)圆满地结束会议

 

 无论是什么样类型的会议,在会议结束的时候重新回顾一下目标、取得的成果和已经 达成的共识,以及需要执行的行动都是很必要的。

(1)总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果。

(2)回顾会议的议程,表明已经完成的事项以及仍然有待完成的事项;说明下次会议 的可能议程。

(3)给每一位与会者一点时间说最后一句话。

(4)就下次会议的日期、时间和地点问题达成一致意见。

(5)对会议进行评估,在一种积极的气氛中结束会议。你可以对每一位与会者的表现 表示祝贺,表达你的赞赏,然后大声的说“谢谢各位”来结束会议。

 

三、灵活地应对会议的困境

 

会议依赖于与会者的相互作用。开会时出现问题是不可避免的。有时问题因为人而产生,有时因为程序或逻辑而产生。在任何情形下,主持者都有责任令讨论热烈,确保与会者都参与讨论,并保持讨论的正确方向。

 

  • 某些人试图支配讨论的局面

在会议中,常常会出现“耙谎蕴“冒的局面。 如果我们会议的目的是找出不同观点,那么广泛的参与是会议成功所必不可少的因素。有时有些人可能因为富有经验、或职位较 高而处于支配地位。当这种情形发生时,其他人通常就会只是坐着听。这时,主持者就应该提一些直接的问题,将与会者调动起来。如果其他办法都不能奏效,不妨尝试在中间休息时与那个人私下谈一谈,也许会有所 帮助。

 

  • 某些人想争论

 

这种人可能自称无所不知,或者掌握的信息完全是错误的,或者是个吹毛求疵的家 伙,喜欢插话打断主持者。 在任何情形下,主持者都要保持清醒的头脑。通过提问,主持者可以引出这些人愚蠢的或牵强的发言,然后不再理睬他们。通常,这种人会激怒全体,会有人讲出不欢迎他们的话,然后一片沉默。这时,主持者可再问其他与会者一些直接的 问题,从而维持会场讨论气氛的平衡。 通常地,这个喜欢辩论的人会意识到情况,然后不再提出问题。但如果这个人不敏感的话,主持者就必须直截了当地向他指出,他这种吹毛求疵的做法扰乱了会议的进程,浪 费了宝贵的时间。然后主持者立即向另一个人提问,以便让讨论继续下去。

 

  • 某些人和身边的人开小会


当与会者人数很多时,经常会发生这种情形。 开小会往往是因为某个人想讲话,但又 没有机会,或者某个谨慎的与会者在向大会提出某种想法前,想先试探别人的看法。通常,会议中有人开小差是不可避免的。不过这种小会一般比较简短。只有当小会时间持续 长了才会成为一个问题。 一个办法是请这个人告诉大家他刚才所讲的内容,另一个办法就是沉默,然后看着那个破坏秩序的人。通常,这样就会恢复会议秩序。

 

  • 习惯性的跑题者

我们可以运用FAST法来解决这个问题。这一谈话技巧可以训练一个习惯性跑题者采取一些更富有建设性的行动: F,面对造成问题的人; A,感谢或肯定这个人以及他/她的良好意图; S,建议一种新的行为方式; T,多做几次尝试,可以逐步改变或者提高你的要求: 例如,假设小王总是在开会的时候讲很多的笑话。他是个很风趣的人,但是他总是会让会议跑题。为了管住他: F,注视他,说:“小王,我有个建议……” A,“首先,你的笑话都棒极了……”S,“但是我仍然不清楚你那聪明的脑袋对这个问题真正是怎么看的?说真的,你是否能够告诉我们你的建议?” T,如果他还是没有改变,或者你可以更加严厉一些:“别这样了。我们已经乐过了,但是现在的要点究竟是什么呢?” 如果这些公开的干预仍然不能够见效,你可以问小王是否可以在休息的时候和他单独 谈一谈。私下里告诉他:你看到了他做的那些事情,你如何评价他的这些做法,你的感受和你希望他做些什么。这样的谈话可以比公开场合中的语气更为坚定和严厉。


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