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一个简单的方法,教你如何分清工作中轻重缓急的事

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一个简单的方法,教你如何分清工作中轻重缓急的事

发布日期:2017-07-24 00:00 来源:http://www.bd-inn.com 点击:

在我之前的文章《有一种忙叫瞎忙,要避免瞎忙试试这种方法》介绍了如何避免让烦琐的事占用我们多数时间,划分重要事情,用著名的四象限法,把事情按紧急和重要程度划分:

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在划分好后,做出相应的工作计划,包括月计划和日计划,以提高我们的效率。

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但有些读者看完后,提出了一些疑问,例如面对日常工作中有很多上司突如其来交待的任务、每天重复没有意义的工作却不得不做的时候,那该如何处理?我总结了一下,举出两个比较典型的例子给大家作个参考。

工作中不得不处理的A类事情

情景一:

实际工作中往往不能做到按部就班按计划工作,比如:当我们计划了6件当天的工作,结果在进行第一件认为当天最重要的事时,领导突然要求我们做一件比现在所做更重要的工作,而且要求马上完成,打乱了我们原有的计划,该怎么办呢?

分析:

就问题中的描述“比现在所做更重要的工作,而且要求马上完成”已经看出这是典型的A类型事情,如果不马上处理将影响重大,所以我们必须要先做。有些人可能会问,那计划也没有多大意义了,因为工作中太多这种情况了。

事实上,重要的是我们对各象限里的具体事项进行分析。比如说如果工作中太多a类,我们就要从中找出问题所在。是不是有些是假a类?

我以前也试过,隔壁部门事无大小都喜欢找我们问。不回答不理睬肯定影响部门之间的协助,但是次数太多也会影响自身部门的工作效率。所以我们要思考的是为什么频繁地出现这种“A事情”。最后经协商解决,我们把他们需要的常用资料整理成资料库,提供给他们自助查阅,后来所谓的a类事情就缓解很多了。

每天重复着不可抗拒且没有意义的工作

小咩(化名)描述他的困惑:他在某企业当班组长,平时工作全为不主要但着急的形式化工作。比如对反馈的产品状态马上进行计算后制作报表(假数据);每天雷打不动的漫长且没有意义的班前班后会议。除此之外,还有各种临时会议、领导要求的临时添加工作(都不重要但领导要求马上要结果)等等…为的是应付各种检查的工作。

每天重复着没有意义的工作,有建设的建议也不被采纳,因为会增加领导的工作量,一切工作全部为应付上级领导,而且层层领导都是这个状态,怎么办?

分析:

总结一下小咩的问题:小咩所在企业的企业文化与他对工作意义的定义有冲突,而这些冲突使他觉得每天忙着a/c象限的事,所以寻求作出改变。

我抽取以上总结的四个关键字进行分析:企业文化,工作意义,a/c象限与改变。

1、企业文化

这个问题所描述的各种会议,工作制度,流程等,反映了企业的企业文化。实际上,企业文化的形成与其创立时的背景、创立人的理念有很大关联。在这个基础上,企业后续的发展也逐步形成了今天员工所看到的工作制度。所以,它的存在一定有其道理,但从来不会有人向我们解释为什么。同时,以员工个人力量去改变这种状况,几乎是不可能的事。明白这点对后面分析很重要。

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2、工作意义

小咩描述,他觉得每天忙碌的大多数工作是没有意义的。反过来思考,也就是说小咩对工作的意义其实是有定义的,而这个定义潜藏在深层思维里。所以,这时候可以反问一下自己:我认为有意义的工作是什么?跳出这个部门、这个企业的思维框架,我认为对自身、对企业、对社会来说,怎样去定义有意义的工作?这些答案找到后,才会真正明白问题出在哪里,同时也会形成小咩的工作价值观。

3、a/c象限与改变

很多读者都反映不懂划分象限,特别是小咩这种情况,上级交代下来,不可逆转的“急事”很多,甚至每天重复着没有意义的事。但是,我们在第一点已经分析过,这些“急事”几乎是无法改变的。所以,这种情况下可以把这个象限分析法上升一个维度,从把工作具体内容作单位分析,变成把你的职业作为单位分析。

结合自身经济、工作的价值观、职业规划来看,这份职业对于自己来说属于哪个象限?

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a、如果它是长期的、可发展的、具有深远意义的,那么是b象限无疑,关注的是如何做好这份工作,而不是思考如何改变这些冲突;

b、如果是短期的、过渡性的、累积经验、暂时解决经济问题等等,那这份职业最多只属于a象限,甚至只是c象限,此时需要做的是尽快找出b象限的事,也就是自身真正的工作目标,职业规划到底是什么?需要提升技能达到目标吗?找出来后,每天安排时间,逐点逐点实现你真正的要事。

这个象限分析法其实不单单应用在工作上,很多情况也适合用,例如个人理想、家人、个人目标、身体健康等等,如果能划分好,逐点地实现,才真正发挥其强大的效用。在《高效能人士的七个习惯》中有对这个象限的详细描述,有兴趣的朋友也可以看看。

后话

现实生活里有很多我们无法改变的事,就像路上的石头,我们可以绕过与之正面冲突,把关注点放在如何继续走下去这个点上。因为我们真正的目标是继续走下去,而不是与石头缠绕。这种思维习惯会培养我们把解决问题的方向回到最根本的原因上,就是所谓的0思考。


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